Vedtak om overføring av depotoppgaver 

Kommunen har med hjemmel i arkivforskriftens § 18 og selskapsavtalens § 4, pkt. 3, gjort vedtak om overføring av depotoppgaver til Arkiv Troms.

Kommunens oppgaver

Kommunen skal sørge for at:

• eldre papirbasert arkiv fra alle kommunale enheter blir avlevert til Arkiv Troms når de er 25-30 år gamle. PPT egen avtale om avlevering hvert 5. år.
• avsluttet arkiv etter nedlagte enheter blir avlevert straks, med mindre arkivet kan overføres til en annen kommunal enhet som overtar ansvarsområdet.
• arkiv som skal avleveres er behandlet i samsvar med arkivforskriftens § 20 - enten av kommunen selv eller av Arkiv Troms
• personregistermateriale blir avlevert i tråd med tidligere inngått avtale.
• det utpekes en instans som står ansvarlig for å håndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i administrasjonen og/eller av publikum, og for å støtte Arkiv Troms i formidlingsarbeidet
• private arkivskapere fra kommunen inkluderes i ordningen etter samråd med Arkiv Troms, og avtale om overtakelse om eiendomsrett er inngått (i de tilfeller det er mulig).

Arkivdepotets oppgaver

Arkiv Troms skal sørge for at:

• kommunen får nødvendig veiledning før overføring av arkivmaterialet.
• det avleverte arkivmaterialet oppbevares og sikres i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene i arkivforskriftens § 7 og riksarkivarens forskrift §§ 2-1 til 2-11.
• det finnes oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand.
• arkivmateriale som er skadet blir sikret særskilt, i påvente av konservering og/eller reparasjon.
• forespørsler om bruk og utlån ekspederes i tråd med utlånsregler fastsatt i kommunens arkivplan.
• avlevert arkivmateriale blir tilgjengliggjort for publikum på Arkiv Troms' (statsarkivets) lesesal i tråd med gjeldende regelverk om offentlighet, innsynsrett og personvern.
• oversikt over tilgjengeliggjort materiale publiseres via Internett og trykte publikasjoner.
• aktiv formidling blir vektlagt, og at det søkes om prosjektmidler til formidlingstiltak rettet mot et differensiert publikum.
• det gjennomføres tiltak som fremmer bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiver i kommunen.

Arkivkatalog

Arkiv Troms har ansvar for å ordne og katalogisere arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk. Arbeidet gjennomføres i flere omganger.

En arkivkatalog er et hjelpemiddel til å finne fram i arkivmaterialet etter at det er avlevert til arkivdepot. Den gir oversikt over kommunale arkivskapere, strukturen i de enkelte arkivene og innholdet i arkivstykkene. For å finne fram til en bestemt sak eller et saksforhold må en som regel i tillegg bruke de interne registrene i arkivene, postjournalene eller kopibøkene.

En generell oversikt over hvordan en kan finne fram i eldre arkiv finnes på nettsidene til Arkiv Troms.

Publikumstjenester

Som en del av depotoppgavene har Arkiv Troms ansvar for å tilby kommunens innbyggere publikumstjenester knyttet til bruk av kommunens eldre og avsluttete arkiver.

Oversikt over hvilke tjenester som tilbys finnes på Arkiv Troms sine nettsider.