Arkivplanen skal brukes som arbeidsredskap av alle ansatte i Balsfjord kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomhet kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke praktiske løsninger kommunen har valgt på arkivområdet.

Det legges opp til årlige oppdateringer av arkivplanens arkivoversikt og rutinebeskrivelser, men hovedrevisjon vil finne sted hvert 4. år. Det vil bli sendt ut melding om hvilke endringer som blir gjort umiddelbart etter revisjonen.

Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemeldinger på den informasjon som finnes i planen. Dersom registrerte opplysninger ikke stemmer eller endringer har funnet sted skal arkivleder (fagleder arkiv) kontaktes på telefon 777 22000 eller pr. e-post postmottak@balsfjord.kommune.no.

Arkivplanen skal rutinemessig periodiseres hvert 4. år, på lik linje med resten av arkivene i Balsfjord kommune. Arkivplanen for 2015 - 2019 ble periodisert 02.05.2019. Neste periodisering vil skje i 2023.

Kommunens fagansvarlig for arkiv vil ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen.