Kommunens organisasjon er bygd opp etter to-nivå-modellen. Øverste nivå består av rådmann og tre kommunalsjefer (lederteam). Det andre nivået består av enheter og rådmannens støttegruppe. Enhetene er selvstendige enheter hvor kommunens tjenesteproduksjon foregår, og hvor enhetslederne har det faglige-, administrative- og økonomiske ansvaret for sin tildelte enhet. Støttegruppen består av rådgivere innenfor økonomi, personal og oppvekst og kultur. Økonomi- og interntjenestens primæroppgave er å yte service og tjenester overfor de ulike enhetene. De gir råd, veiledning og bistand slik at enhetene skal fungere optimalt.
Gjeldende organisering per mai 2023:
Historikk - administrativ organisering
Fram til oktober 1995 hadde kommunen en tradisjonell etatsmodell, hvor hver etat hadde egen administrasjon i tillegg til rådmannens sentraladministrasjon.
I oktober 1995 ble denne tradisjonelle organiseringen endret ved at kommunebedriften ble inndelt i 3 store avdelinger:
- Kultur- og Oppvekst
- Helse, Sosial og Omsorg
- Forvaltning og Næring (gamle teknisk etat og landbrukskontoret)
Avdelingene ble så inndelt i til sammen 8 seksjoner:
- Kultur
- Skole & Barnehage
- Helse
- Sosial
- Omsorg
- Teknisk
- Bygg og Eiendom
- Landbruk og Næring
Samtidig ble alle etatsadministrasjoner slått sammen med sentraladministrasjonen. Denne nye merkantile tjenesten utførte tjenester for alle avdelinger og seksjoner.
Fra januar 2000 opphørte seksjonsinndelingen i de 3 store avdelingene, og dermed ble et ledernivå tatt bort.
I april 2003 iverksattes "2-nivå kommunen". Avdelingsinndelingen opphørte og dermed ble også dette ledernivået tatt vekk. Den administrative ledelsen besto nå av rådmannen og virksomhetslederne. Hver skole, barnehage, sykehjem osv. ble definert som en selvstendig virksomhet. Omorganiseringen var et av mange tiltak for å tilpasse kommunens drift til de økonomiske rammene.
I 2006 ble rådmannen styrket med 2 kommunalsjefer, men disse skulle ikke danne et ledersjikt mellom rådmann og enhetslederne.
I januar 2008 ble det fremmet forslag om endringer i enhetsstrukturen, det ble bl.a. foreslått at noen selvstendige enheter skulle organiseres under felles ledelse. I denne saken ble ble arbeids- og ansvarsfordelingen mellom rådmannsleddet og enhetslederne også formelt tilpasset kommunalsjefsfunksjonene iht. etablert praksis. Grunnet skifte i rådmannsstillingen ble saken bare delvis fulgt opp.
I mars 2011 startet rådmannen et lederutviklingsprogram, og tok opp tråden fra 2008. Det ble avdekket at avgrensing og fordeling av myndighet, ansvar og oppgaver mellom de tjenesteproduserende enhetene og de sentraladministrative ledd (lønn, personal, regnskap, økonomi, IKT, post/arkiv osv.) har blitt svekket, uklare og til dels utydelige. Det ble satt i gang en organisasjonsutviklingsprosess som i særlig grad involverte de sentraladministrative ledd, dvs. rådmannens stab og enhetene Økonomikontoret og Interntjenesten, men barnehagene i Malangen og Plan og Næring ble også involvert.
Organiseringen gjeldende fra 2012 - 2014 så slik ut:
Organiseringen pr 2014 så slik ut:
I 2014 ble det inngått samarbeid med Tromsø og Karlsøy kommune vedrørende interkommunalt landbrukskontor, og samarbeidet var i gang fra desember 2014. Det interkommunale kontoret ble kalt for Tromsøregionens landbruksforvaltning. Samarbeidet opphørte den 31.12.2017 og landbrukskontoret ble da tilbakeført som en egen fagenhet og ligger foreløpig plassert i enheten plan, landbruk og drift. Også byggforvaltning ble lagt under denne enheten i 2017.
Barnehagene i Malangen ble sammenslått til én enhet fra 01.08.2014 hvor hver barnehage ble underlagt som egne avdelinger; Skrållan, Meistervik, Malangseidet og Hamnvåg. Avdeling Hamnvåg ble lagt ned den 31.12.2016, og driftes nå som privat familiebarnehage med tilskudd fra kommunen.
Flyktningetjenesten ble opprettet som en del av rådmannens stab fra 01.01.2015.
Storsteinnes og Fuglelia barnehage ble sammenslått til én enhet kalt Moan barnehage fra 01.01.2016. Moan barnehage flyttet i nye, felles lokaler i begynnelsen av 2017.
Omstilling 2017-2020. En følge av bestilling fra kommunestyret 2016-2019. Bestillingen var
at «kommunens aktivitets- og tjenestenivå skal reduseres tilsvarende 25 årsverk til sammen i 2017 og 2018. Samlet reduksjon over 2 år skal være minimum 15 millioner kroner. Bestillingen ble vedtatt i økonomiplanen for 2017 -2020 og er bakgrunnen for den omorganiseringen som pågår i kommunen per d.d.
Organisering fra 2018:
Hjemmetjenesten Nordkjosbotn og hjemmetjenesten Laksvatn ble sammenslått til én enhet fra 01.01.2018 og kalles nå Hjemmetjenesten Nordkjosbotn/Laksvatn. De har hovedkontor på Nordkjosbotn i lokalene Kuben.
Eksisterende organisasjonsstruktur med Rådmann og 2 kommunalsjefer ble den 06.12.2018 omorganisert til Rådmann og 3 sektorledere. Det skal være 1 sektorleder for helse og sosial, 1 for oppvekst og kultur og 1 for plan, utvikling og fellestjenester.
NAV Balsfjord ble sammenslått med NAV Storfjord den 01.01.2019 og drives nå som et interkommunalt NAV-kontor under én felles leder. Balsfjord er vertskommune. De har kontorsted på Nordkjosbotn i lokalene Kuben.
Rådmannens stab ble omorganisert etter vedtak i Formannskapet 06.02.2019, sak 24/19. Staben ble omorganisert/nedbemannet som følger;
Fra 2 økonomirådgivere, 1 rådgiver helse, 1 rådgiver barnehage/skole, 1 personalrådgiver, 1 planlegger, 1 HMS-konsulent og 0,5 næringskonsulent til 2 økonomirådgivere, 1 personalrådgiver, 1 næringssjef og 1 planlegger (prosjektstilling som utgår 30.09.2019). Rådgiver barnehage/skole flyttes i ny struktur under sektorleder oppvekst og kultur.
I kommunestyret 30.04.2019 ble det vedtatt følgende omorganiseringer: I sak 24/19 ble det vedtatt sammenslåing av flyktningetjenesten, voksenopplæringa, kulturskolen og biblioteket til én enhet kalt "Kultur og integreringsenheten". I sak 26/19 ble det vedtatt sammenslåing av helse og barnevern og psykisk helse, rus og rehabilitering til én enhet kalt "Helse og familieenheten".
Per september 2019 er kommunen fortsatt i omstillingsprosess og målsettingen på 15 millioner kroner er fortsatt ikke nådd. Organisasjonsstrukturen er derfor i kontinuerlig bevegelse og det jobbes fortsatt med diverse tiltakspakker hvor enheter involveres fortløpende.
Siden september 2019 har det vært gjort følgende endringer. Rådmannens stab består nå av to økonomirådgivere, en personalrådgiver og rådgiver for helse og oppvekst. Planlegger som jobbet i prosjektstilling ble forlenget og jobber midlertidig inntil kommuneplanens arealdel er endelig vedtatt. Malangseidet skole og Malangseidet barnehage er nedlagt, og enheten plan, landbruk og drift er delt igjen til to enheter; plan og landbruk, og byggforvaltning, drift og havn. Det pågår fortsatt delvis omstillingsprosess, og det jobbes blant annet med å se på skolestrukturen i kommunen. Per juli 2020 er saken fortsatt under utredning.
Siden juni 2020 har det vært gjort følgende endringer: Malangseidet skole og barnehage (avdeling) er nedlagt.
