Arkiv

Arkiv er, i følge arkivloven, dokument som blir til som ledd i en virksomhet.

Et arkiv består av en samling dokumenter som lagres på ett eller flere medier (papir, CD, magnetbånd, fotografi, film etc.). For at en samling dokumenter skal være arkiv må dokumentene ha blitt til som resultatet av virksomheten til en arkivskaper.

Arkivene har en tredelt funksjon:

1. Informasjon
2. Dokumentasjon
3. Kilder til kunnskap og opplevelse

Arkivene har både administrativ, juridisk og kulturell verdi.

Arkivdokument

Arkivloven definerer dokument som et medium som lagrer informasjon for senere lesing, høring, framvising eller overføring, og arkiv som dokumenter som blir til som ledd i virksomheten. Arkivdokument er dermed alle dokument som blir til som ledd i det arbeidet en administrativ enhet (en arkivskaper) er satt til å utføre, dvs. all informasjon som blir skapt og lagret for senere bruk, uavhengig av lagringsmedium.

Arkivskaper

En arkivskaper er en administrativ enhet, en virksomhet eller en privatperson, som lager eller har laget et enkeltarkiv.

I arkivplanen blir begrepet arkivskaper brukt om de administrative enhetene i kommunen som har egne arkiv, og tar i mot og sender ut post på vegne av kommunen, oppbevarer korrespondanse og interne dokumenter, og som normal fører postjournal (register over inn- og utgående samt intern korrespondanse).

Enkeltarkiv

Et enkeltarkiv er en samling dokumenter som hører sammen, og som er laget av eller kommet inn til en arkivskaper som et resultat av arkivskaperens virksomhet. Det er et 1:1 forhold mellom arkivskaper og enkeltarkivet. En arkivskaper kan bare lage ett enkeltarkiv og ett enkeltarkiv kan bare ha en arkivskaper.

Hver arkivskaper i kommunen skal bygge opp og vedlikeholde sitt eget arkiv (enkeltarkiv). Et enkeltarkiv skal oppbevares som en separat enhet, og ikke blandes sammen med andre enkeltarkiv.

Proveniensprinsippet

Proveniens betyr oppkomst eller opprinnelse, og er et grunnleggende prinsipp for alt arkivarbeid. Proveniensprinsippet gå ut på å holde et enkeltarkiv samlet, og oppbevart adskilt fra andre enkeltarkiv. Å følge proveniensprinsippet betyr å ta vare på den opprinnelige ordning og indre sammenheng i et enkeltarkiv. Arkivmateriale skapt av en arkivskaper skal holdes sammen og ikke blandes sammen med arkivsaker fra en annen arkivskaper.

Dette betyr at når to arkivskapere eller administrasjoner blir slått sammen som følge av omorganiseringer, skal vi ta vare på de to enkeltarkivene som to separate enheter, og avslutte arkivene. For den nye arkivskaperen/adminsitrasjonen bygger vi opp ett nytt enkeltarkiv fra startdato. Den samme framgangsmåten benyttes ved større arkivmessige omlegginger som skifte av arkivnøkkel eller overgang til fullelektronisk arkiv.

Man skal alltid så langt som mulig prøve å ta vare på den opprinnelige ordninga og indre sammenheng i et enkeltarkiv (den indre proveniens). Dette er viktig for et enkeltarkiv er skapt som en organisk helhet med en egen systematikk, og en registrerføring som gjenspeiler denne systematikken.

Arkivserier

Enkeltarkivene deles inn i arkivserier. En arkivserie er en del av et enkeltarkiv, inndelt og ordnet etter et innbyrdes felles prinsipp.

De ulike arkivseriene skiller seg fra hverandre mht. innhold og ordningsmåte, men inngår i en større helhet, enkeltarkivet. Behovet for å dele arkivet inn i forskjellige serier kan være forårsaket av dokumentenes innhold (f.eks. klientarkiv), mengde (f.eks. byggesaksarkiv) eller spesielle format (f.eks. kart), det vil si behovet for spesiell behandling eller oppbevaring. De vanligste arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournal, sakarkiv og spesialarkiv.

Møteboken inneholder originale, signerte referat fra møter i styret, råd og utvalg.

Kopiboken er en kronologisk samling av av kopier av utgående og interne skriv.

Postjournalen er et registre over all korrespondanse hos en arkivskaper.

Saksarkivet inneholder inn- og utgående korrespondanse, notater, innstilinger, uttalelser og vedtak samlet til saker. Det dekker i utgangspunktet alle kommunale saksområder, og er som regel systematisert og ordnet i samsvar med en arkivnøkkel. Saksarkivet til en arkivskaper inneholder korrspondanse og saksdokumenter utarbeidet av - eller behandlet i - enheten.

Spesialarkivet skiller seg fra saksarkivet ved at det vanligvis bare dekker ett eller noen få saksfelt. Saksbehandlingen som blir dokumentert i spesialarkivene er som oftest knyttet til bestemte objekt, f.eks. personer, bygninger eller eiendommer. Innholdet i en saksmappe i et spesialarkiv vil være inn- og utgående korrespondanse, notater, utrednigner, innstillinger og vedtak knyttet til et spesielt objekt. En slik mappe vil ofte inneholde flere enkeltsaker, og dermed flere vedtak om samme objekt.

De ulike seriene dokumenterer ulike sider av arkivskaperens virksomhet, og gir til sammen et helhetlig bilde av arkivskaperens arbeid.

I arkivplanen er de arkivseriene alle arkivskapere produserer listet opp i arkivoversikten, som gir informasjon om hvilke serier som finnes, hva de inneholder og hvordan de skal behandles.

Arkivdel

I Noark-4 baserte sak-/arkivsystemer benyttes begrepet arkivdel. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv, som blir behandlet som en særskilt enhet i sak-/arkivsystemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp. Begrepet er ikke synonymt med arkivserie, men kan være det.

Journalenhet

I Noark-4 brukes begrepet journalførende enhet (journalenhet). Dette defineres som en arkivorganisatorisk enhet som står for journalføringen og annet arkivarbeid knyttet til sak-/arkiv-systemet og funksjonene i dette.

Journalenhetene trenger ikke å være egne arkivskapere, men vil i de fleste tilfeller være det. Når en kommune har felles arkiv og ett felles sak-/arkivsystem for hele kommuneadministrasjonen, kan de ulike avdelingene ha anledning til å registrere og ekspedere post. I slike tilfeller vil kommuneadministrasjonen være arkivskaper og de forskjellige avdelingene journalenheter. Dette gjelder for Balsfjord kommune.

Sak

En sak er definert som de arkivdokumentene som omhandler et spørsmål som er til behandling og som dermed dokumenterer behandlingsprosessen. Denne definisjonen bygger på den måten saksbegrepet er brukt i Forvaltningsloven og Offentlighetsloven. Disse bruker begrepet abstrakt, dels som et spørsmål som er til behandling i et forvaltningsorgan (på grunnlag av eksterne eller interne initiativ), dels om selve saksbehandlingsprosessen. Konkret vil dermed en sak omfatte de dokumentene, registreringene, vedtakene osv som oppstår gjennom saksbehandlingen.

I kommunens arkiv- og saksbehandlingssystem (ePhorte) vil en sak (arkivsak) være sammensatt av flere journalposter (dvs dokumenter og journalførte opplysninger om dokumentene). En journalpost skal alltid knyttes til en sak.

Utvalgssak

Begrepet utvalgssak – dvs. en sak som er til behandling i et kommunalt utvalg – må skilles fra det generelle saksbegrepet. Logisk sett vil en utvalgssak også være en arkivsak, dvs, et spørsmål som er til behandling. Arkivmessig vil det likevel være et skille, fordi en arkivsak vil omfatte alle dokumentene og journalregistreringene, mens utvalgssaken vil være en post på sakskartet til et møte med tilhørende dokumenter (saksvedlegg). I de fleste tilfeller vil de bare være en del av dokumentene i arkivsaken.

I sak-/arkivssystemet (ePhorte) registreres arkivsaker og utvalgssaker i ulike moduler, og er nummerert i ulikt telleverk.

Arkivering

Det å plassere et dokument i arkivskaperens arkiv. Enten ved at de papirbaserte arkivdokumentene - som er samlet i en mappe - plasseres i et arkivskap, eller ved at de ulike journalpostene i en sak legges i rett mappe i et elektronisk arkiv.

Arkivnøkkel

En arkivnøkkel er et system for inndeling og sortering av saksarkiv. Den kan være basert på etter eller flere ordningsprinsipper. Arkivnøkler benytter vanligvis et ordningsprinsipp basert på inndeling etter emne, og gir en systematisk oversikt over de arkivkoder som benyttes til å sortere sakene som skal arkiveres.

Arkivnøkler i bruk i offentlig forvaltning skal alltid være godkjent av Riksarkivaren. Arkivnøkkelen som brukes i Balsfjord kommune (og i de fleste norske kommuner) heter K-Koder, og er et alfa-numerisk system. Det vil si at arkivkodene består av en kombinasjon av bokstaver og tallverdier.

Elektronisk arkiv

Et elektronisk arkiv er arkiv som er skapt, lagret og holdt vedlike ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Som elektronisk arkiv regner vi elektroniske sak-/arkivsystemer, databaser og andre IT-systemer som lagrer arkivopplysninger i digitalisert form.

Elektroniske registre og databaser, som postjournal og ulike fagsystemer, kan bare oppbevares i elektronisk form når de tilfredsstiller bestemte systemkrav. De viktigste av disse er følgende: registreringer må kunne styres slik at de ikke overskrives, informasjonen må kunne eksporteres til andre media i godkjente lagringsformat, og de må ha tilknyttet metadata som gjør at informasjonens kontekst, innhold og struktur er autentisk.

Periodeinndeling

Behandlingen av arkivene i Balsfjord kommune bygger på en inndeling av arkivmassen i fireårige arkivperioder, som i all hovedsak faller sammen med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådd i funksjon.

Arkivets ulike livsfaser vil etter dette bli som følger:

1. Dagligarkiv, fra 0-4 (8) år
2. Bortsettingsarkiv fra 4 (8)-25 år
3. Arkivdepot fra 25-30 år