I følge forskrift om offentlege arkiv § 4 skal alle offentlige organ ha en ajourført arkivplan. Arkivplanen skal vise:

• virksomhetens historikk og organisering
• hva arkivet omfatter, dvs. hva slags papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet og hvilke gjenfinningsmidler som er i bruk og har vært brukt
• hvordan arkivet er organisert, dvs. hvordan arkivmaterialet er ordnet og strukturert og hvordan det er oppstilt
• hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk samt interne instrukser og
• dokumentasjon for elektroniske register og databaser

Hensikten med arkivplanen er at den skal være et viktig internt arbeidsredskap til å få kontroll over arkivproduksjonen og arkivbevaring.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Balsfjord kommune. Alle ansatte med arkivansvar og saksbehandlerne i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold, og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

Storsteinnes 16.12.2015

Karin Friborg Berger

rådmann