Utskriftsvennlig versjon

Depotordning

Vedtak om overføring av depotoppgaver 

Kommunen har med hjemmel i arkivforskriftens § 5-1 og selskapsavtalens § 4, pkt. 3, gjort vedtak om overføring av depotoppgaver til Interkommunalt arkiv Troms (IKAT).

Kommunens oppgaver

 Kommunen skal sørge for at:

  • eldre papirbasert arkiv fra alle kommunale enheter blir avlevert til Interkommunalt arkiv Troms når de er 25-30 år gamle. PPT egen avtale om avlevering hvert 5. år.
  • avsluttet arkiv etter nedlagte enheter blir avlevert straks, med mindre arkivet kan overføres til en annen kommunal enhet som overtar ansvarsområdet.
  • arkiv som skal avleveres er behandlet i samsvar med arkivforskriftens § 5-4 - enten av kommunen selv eller av IKAT.
  • personregistermateriale blir avlevert i tråd med tidligere inngått avtale.
  • det utpekes en instans som står ansvarlig for å håndtere tilbakelån av arkivmateriale for bruk i administrasjonen og/eller av publikum, og for å støtte IKAT i formidlingsarbeidet
  • private arkivskapere fra kommunen inkluderes i ordningen etter samråd med IKAT, og avtale om overtakelse om eiendomsrett er inngått (i de tilfeller det er mulig).

Arkivdepotets oppgaver

 IKAT skal sørge for at:

  • kommunen får nødvendig veiledning før overføring av arkivmaterialet.
  • det avleverte arkivmaterialet oppbevares og sikres i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene i arkivforskriftens §§ 4-1 - 4-9.
  • det finnes oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand.
  • arkivmateriale som er skadet blir sikret særskilt, i påvente av konservering og/eller reparasjon.
  • forespørsler om bruk og utlån ekspederes i tråd med utlånsregler fastsatt i kommunens arkivplan.
  • avlevert arkivmateriale blir tilgjengliggjort for publikum på IKATs (statsarkivets) lesesal i tråd med gjeldende regelverk om offentlighet, innsynsrett og personvern.
  • oversikt over tilgjengeliggjort materiale publiseres via Internett og trykte publikasjoner.
  • aktiv formidling blir vektlagt, og at det søkes om prosjektmidler til formidlingstiltak rettet mot et differensiert publikum.
  • det gjennomføres tiltak som fremmer bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiver i kommunen.
Laster...